意志疎通の簡単な7つの方法

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ishisotu-houhou7
意思の疎通、コミュニケーションをどう上手に取るか、プライベートはもちろんのこと、ビジネス社会では、大きなポイントを占めますね。

大きく分けると、社内と社外での意思の疎通、既にこの段階でコミュニケーションの取り方は違います。

さらに、社内でも上下関係、横のつながりの同僚とでも変わってきます。

ですが、基本はよく言われる5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうして、どうのようにして)を外さず、相手と、置かれた状況をおりをみて、話を進める事で円滑な意思の疎通をはかっていきます。

一件難しそうですが、まずは慣れていくのが一番です。

少しでもお役にたてるように、7つの役立つ方法を考えてみました。

 

相手と、状況に合わせた5W1Hをうまく使おう

意志疎通の簡単な7つの方法

疑問に思ったらすぐ確認

説明や指示を即納得できれば、越した事はありませんが、時として分かったように思えることもあります。話を聞きながら何か引っかかりがあったら、時間をずらさずその場で確認するようにします。

飲み込み悪いと言われようが、そんなのは屁の河童。分からないから聞くので、間違った行動を取りたくないと頑張りましょう。正確に、熱心に仕事をしようとする態度は、良いコミュニケーションを生み出します。

反対に、時間をずらして質問すると、その為の理由を言わなければならず、余計な説明をするために時間がかかります。これにより相手の仕事の手を止めてしまうので良い印象を持たれません。

 

反応ははっきりと

無表情な相手に対して説明するほど、労力を要する事はありません。人は無意識に疲れを感じた時に、行っている事を早く終わらせようとします。こうなっては、自分にとって不利な状況しか訪れません。

相手が話している時には、理解しているのかどうかが、伝わるように相槌を打ったりする事が大切です。この小さな行動は、相手に対して、意思の疎通が図れた満足感・あなたに対する好感・連帯感を与えることになります。

相手にこの意識が生まれることは、協力を得られやすくします。

 

自分と相手の状況を理解する

社内では、相手の状況を判断しながら話しかける必要があります。自分が必要だと感じても、相手の状況がそうでない場合もあります。ですので、出来る限り折を見つけて手短に報告、相談をするように します。

手持ちの仕事が進展した、壁にぶつかった、など職種によってはその都度の連絡で成功するかどうかが決まります。また社外の場合も、まめな連絡を心がけ相手の好みなコミュニケーションの方法を見つけ出しましょう。(メールが好き、ファックスが好きなど)。

いずれにしても相手の状況を確認しながら、まめに報告・相談が意思の疎通につながります。

 

コミュニケーション・ツールはうまく使おう

急ぎではない、そんな時は直接話さなくても、考えを伝えられる手段として、メモやメールも利用できます。忙しい時は、こちらの方が必要な事は伝えられ、相手がお手すきの時に確認してもらえます。

もちろん上司ではメールということは難しいかもしれませんが、社内で使えるツールというのは必ずあるはずです。最大限生かすようにして見ましょう。

 

コーヒーブレイク、ランチタイムを活用しよう

ランチが社食なら、同僚と食事をしながら自分の疑問点などをちょっと話題に入れてみることもできます。相談ではなくても、雑談でも何でもいいのです。

要は、同僚と気楽に話ができることが大切になります。気負わずに話せる、意思の疎通を図るには一番最初の一番大切なポイントです。

 

伝える目的の明確化

最初に5W1Hの話をしましたが、これは伝え方の方法で、伝える内容ではありません。何を目的として伝えようとするのか明確にしないと、いろいろな手段を使っても、何一つ伝わらない事になってしまいます。

社内であれば、もちろん働く目的があり、現時点で携わっている企画などがあるでしょう。この企画を成功させる事が社内、部署での目的なので、何のためにコミュニケーションを取るのかという目的の明確化も必要になり、明確になれば自ずと伝えなければいけない事もはっきりしてきます。

 

一緒にストレスを発散できる場所を見つける

社内でのコミュニケーションは、企画などに関わる目的意識をはっきりとさせた物と、これにまつわる、ストレスの発散的なものとがあると思います。連帯して、目的意識を持った意思の疎通を図る時、見逃せないのが連帯意識ではないでしょうか。

目的に向かって進む時に、いいことばかり起きるわけではないですし、仕事によってはストレスも多くなるので、愚痴の一つや二つ・・・もっと出てくる、かもしれません。

こんな時には、社内の話を第3者に聞かれることなく、かつ一緒にストレスを発散させられると、コミュニケーションが取り易くなります。

いわゆる、仲間意識が生まれることで、思っている事を嫌みなく話せるようになり、また相手の考えを言葉以外の感性で理解していけるようになります。

 

いかがでしたか?

意思の疎通を図る事は、簡単そうで難しいのですが、自分で難しさを作ってしまっている場合もあります。伝える方法、5W1Hと伝える目的の明確化で、まずはシンプルに伝えることを一番にしましょう。

後の半分の意思の疎通は、自分を取り巻く人たちとの付き合いを円滑にすることでしょう。この記事が少しでもあなたのお役にたつ事を願っています。

 

まとめ

意志疎通の簡単な7つの方法

  • 疑問に思ったらすぐ確認
  • 反応ははっきりと
  • 自分と相手の状況を理解する
  • コミュニケーション・ツールはうまく使おう
  • コーヒーブレイク、ランチタイムを活用しよう
  • 伝える目的の明確化
  • 一緒にストレスを発散できる場所を見つける